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HOME > オフィス移転マニュアル > 入居までの手順　ステップ１

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賃貸オフィス契約の解約には、契約期間終了による場合とテナント側の諸事情による中途解約があります。一般的には同じ扱いですが、通常６ヶ月前（あるいは３ヶ月前）までに解約予告する旨が契約書に記載されています。確認の上、早めに移転の連絡を済ませておきましょう。 正式な解約予告の通知は、移転するオフィスが決定してから提出する場合が多いようです。

予告期間に満たない中途解約の場合は？

予告期間に満たない中途解約の場合、予告期間までの賃料は支払わなければなりません。　その場合、解約日までは賃料を支払うことになるので、新入居オフィスと現入居オフィス両方の家賃を二重に支払うことになります。このような事態は避けたいが、そのような場合は、賃料だけでよいのか、共益費を含むのかを確認しましょう。

保証金は、いつに幾ら返ってくるの？

保証金（敷金）の返還について、返還時期、返還額を確認しておきましょう。
保証金（敷金）とは、賃料の支払い債務、あるいはその他の債務の担保として無利息で貸主（ビルオーナー側）が預かるものです。これは、賃貸借契約が終了した時に借主（テナント側）に返還されます。その返還時期は、旧オフィスの明け渡し時、または明け渡しから３ヵ月後、あるいは６ヵ月後という場合が多いようです。
賃貸借契約終了明け渡しまでにテナント側（借主）に賃料の未払いやその他の債務がなければ、保証金（敷金）は、原状回復費用を差し引いた金額がテナント側（借主）に返還されるのが通常です。また、償却（敷引）がある場合、何％かなどを確認しましょう。

現オフィスの原状回復費用は誰が払うの？

オフィスの原状回復は、契約終了後にテナント側（入居企業）が現在入居中のオフィスを原状回復する義務を負うのが通常です。
一般的には、壁、天井、床などの塗り替え、張替えはテナント側が費用負担する場合が多いですが、「どこまでの原状回復なの？」「工事業者の選択はテナント側で決めることができるの？」等の問題があるので、事前にビルオーナーと相談しておきましょう。
原状回復の範囲は、内装全般から設備関係に至るまで入居時の状態に戻すというのが基本です。工事業者の選択は、ビルにより異なりますが基本的にはビル側の指定業者が存在するため、ビル側に任せることになります。特に大規模のビルやビル管理会社・ビルメンテナンス会社が入居しているビルの場合は、必ず指定されます。できれば手間のように思えますが、入居時の写真を撮っておいたり、付き合いのある内装業者等があれば、そこに見積りしてもらったほうが良いでしょう。それを基に、ビル指定業者による原状回復工事の見積りをチェックします。
原状回復の費用に関しては、必ず交渉した方が良いのです。交渉次第と言っておきましょう。

移転計画として、移転の目的、動機を明確にしておきましょう。このキーワード及び基本コンセプトは最後まで念頭に入れておいてください。
例えば、「広く拡大したい」「狭く縮小したい」「企業イメージをアップしたい」「社員のモチベーションを高めたい」「オフィス環境の改善」「賃料が高い」「立地が悪い」「建物・設備が古い」などの目的です。 それに基づいて新オフィスの規模・立地・設備などの移転先条件を決めましょう。「事務所スペースは何坪くらい必要であるか？」「どのあたりの地域が最適か？」「賃料や共益費等のランニングコストの予算は？」「敷金や保証金も含めての総予算は？」「空調時間・ＯＡフロア・電気容量・電話回線・光ファイバー・駐車場などの必要な設備は？」「移転時期はいつ頃の予定か？」等です。

オフィス移転にかかる費用

 

また移転前と同じ電話番号を希望の場合、オフィス移転の際に電話番号が変わらないサービスもございます。
東京（03）、大阪（06）地域。

詳しくは、こちらの新型ビジネスフォン「マネージドテレフォニー」サービスをご覧ください。

移転計画に沿って、オフィス物件情報の収集からスタートしましょう。幅広く、密度の濃い情報を集めるためにも信頼のおけるビル仲介会社に依頼するのが、効率よく情報収集できます。
良いオフィスビルを選ぶためにも候補物件の調査・下見は非常に大切です。時間の許す限り、多くのビルの下見をして比較検討してみましょう。最初の内は理想のオフィスビルを目指しすぎて、なかなか合格点が出ませんが数多くのビルを見るうちに目安ができます。最初に候補から削除したビルが再度候補になる場合もよくあることです。しかし、多くのビルの下見は大切ですが、多くのビル仲介会社に依頼するのはお勧めしません。ビルオーナーは複数の仲介会社に依頼している場合があるので、物件情報が二重になる場合が多いのです。また、複数のビル仲介会社に依頼した上に、数多くの物件を見ていると、迷ったり混乱するなどで、当初の移転の基本コンセプトとずれた物件を選んでしまうことがあります。信頼のおけるビル仲介会社であれば、その点もケアしてくれるでしょう。さらに候補物件の下見の時には、簡単なオフィスレイアウトを考えながら、実際に仕事している時を想像してみてください。ビルの下見の時には、事務所移転チェックリストをプリントアウトして、１項目ずつ順番にチェックしましょう。

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